Vedtekter for Råde Rotaryklubb      
                        

(vedtatt 8. oktober 2012 m/endringer vedtatt 27. oktober 2017)

 Artikkel 1 - Navn og område                     

Råde Rotaryklubb er en del av Rotary International (RI) og fungerer i lokalmiljøet innenfor Råde kommunes grenser. Råde Rotaryklubb sorterer videre under Distrikt 2260 og Område C, som består av de fem klubbene i Varnaområdet.

Klubbens aktiviteter styres av Loven som gjelder for alle Rotaryklubber verden over - samt lokale vedtekter i det følgende.

http://rk12896.rotary.no/files/cms_userfile/LogoerIllustr/Vedtekter.jpg

 Artikkel 2 - Styret                 

Råde Rotaryklubb ledes av et klubbstyre, sammensatt som følger:

   • President
   • Innkommende president (visepresident)
   • Past President
   • Sekretær
   • Kasserer

I tillegg kan klubben velge et antall medlemmer etter behov.

2a - Valg av Styre og revisor
Valg av Styret for kommende Rotaryår skal foretas i forbindelse med klubbens Årsmøte. Administrasjonskomiteen skal i god tid før Årsmøtet fremme forslag til Styret på kandidater til revisor-, sekretær- og kasserervervene for kommende Rotaryår (år n+1), samt forslag på kandidat til presidentvervet for Rotaryår n+2 (visepresident for år n+1). Styret fremmer så endelig forslag på kandidater til de nevnte vervene for klubbens medlemmer minst 14 dager før klubbens Årsmøte.

Det skal som prinsipp tilstrebes rotasjon blant medlemmene, men om ønskelig kan kasserer og/eller sekretær gjenvelges. Hvis det er flere kandidater til et og samme verv foretas skriftlig avstemning.

Årsmøtet velger også revisor.
Det valgte Styret fungerer umiddelbart etter presidentskiftet 1. juli. 

2b - Styremøter

Styremøter holdes hver måned. Møtet er beslutningsdyktig når minst tre av Styrets medlemmer er til stede. Saker som ønskes tatt opp til behandling forberedes av Presidenten, med nødvendig støtte fra øvrige styremedlemmer. Ekstraordinært styremøte avholdes om minst to medlemmer ber om dette.

Saksliste for styremøtene

   1. Referat fra siste møte gjennomgås og godkjennes
   2. Økonomi
   3. Oppfølging (evt. igangsetting) av komiteers arbeid /oppgaver
   4. Diverse saker, korrespondanse, m.m.

Det skal skrives referat fra klubbens styremøter. Slike referater skal være tilgjengelig for alle klubbens medlemmer innen 60 dager etter avholdt møte.

Artikkel 3 - Årsmøtet

Klubbens skal avholde årsmøte innen utgangen av oktober måned hvert år. Møtet skal varsles minimum 14 dager i forveien.

Saksliste for årsmøtene
   1. Åpning av møtet – valg av møteleder
   2. Referat fra siste årsmøte - gjennomgang og godkjenning
   3. Presentasjon av revidert regnskap for foregåede Rotaryår (år n-1)
   4. Valg av sekretær og kasserer for kommende Rotaryår
   5. Valg av President for Rotaryår n+2 (visepresident for år n+1)
   6. Valg av revisor(er) for kommende Rotaryår
   7. Innkomne saker

Artikkel 4 - Ledelsens plikter

Presidentens ansvar er å lede og drive klubben i henhold til de lover og regler som gjelder for Rotary International, og som er beskrevet i ”Manual of Procedure”. Presidenten er også klubbens ansikt utad og utøver oppgaver som vanligvis hører til/forbindes med slikt verv.

Innkommende president leder klubbtjenesten og utfører Presidentens oppgaver i dennes fravær, samt utfører andre oppgaver etter behov.

Sekretæren har ansvaret for at referater fra styremøter og årsmøter blir skrevet, arkivert og gjort tilgjengelig for klubbens medlemmer, enten på klubbens hjemmeside, eller via e-post. Sekretæren er videre ansvarlig for å holde klubbens medlemsoversikt på Medlemsnett ajour, føre fremmøteoversikt for klubbmøtene, utarbeide og rapportere månedlig frammøtestatistikk samt sørge for utarbeidelse og oversendelse av aktuelle rapporter til Distrikt 2260 og Rotary International. Sekretæren er også ansvarlig for arkivering av korrespondanse, komitéprotokoller o.a. arkiveringsverdig materiale.

Kasserer utarbeider budsjettforslag i samråd med Styret og lederne for klubbens ulike komiteer. Kasserer fører også regnskap med klubbens midler, presenterer den økonomiske situasjonen på styremøter og overfor klubben, samt fremlegger revidert årsregnskap for klubbens Årsmøte. Han/hun er videre ansvarlig for å sende ut faktura for kontingenter, innbetalinger til Rotary Foundation og andre aktuelle innbetalinger, samt å følge opp at medlemmene betaler. Sekretæren er også ansvarlig for å betale klubbens regninger samt for at aktuelle innbetalinger til Distrikt 2260 og til Rotary International skjer til fastsatte tidspunkt.

Past President
Deltar i Styrets møter, og ansvarer ellers for de oppgaver han/hun eventuelt tildeles av Styret.

Alle tillitsvalgte skal etter avsluttet verv uoppfordret levere tilbake til klubbens ting, eiendeler, protokoller, midler og annet som tilhører klubben.

Artikkel 5 - Klubbmøter

Klubbens ukentlige møter foregår normalt i klubbens lokaler på Kihl Gård hver mandag kl. 20:00-21:00. Bedriftsbesøk, Intercity-møter og klubbmøter med annet fremmøtetidspunkt og/eller møtested skal annonseres i god tid. Det vises forøvrig til Lovens Artikkel 8 pkt. 1 og 12 hva gjelder møter og nærvær på møter.

Medlemmer som av yrkesmessige årsaker ikke har anledning til å møte, kan av Styret fritas for møteplikten.

Det ukentlige klubbmøtet er beslutningsdyktig når minst 1/3 av medlemmene er til stede. Saker som legges frem av Styret for beslutning skal fremmes for klubbens medlemmer minst 14 dager før beslutning skal fattes.

På møtene er det normalt anledning til å ta med en bekjent dersom kveldens tema er av allmenn interesse.

Møter hvor ledsager er spesielt velkommen skal kunngjøres i klubbens møteprogram

Klarerte potensielle klubbmedlemmer kan delta på alle møter/arrangementer i klubben til evt. medlemskap er avklart.

Forretningsorden på klubbmøtene

    1. Møtet åpnes
    2. Presentasjon av besøkende
    3. Fødselsdager/jubileer
    4. Korrespondanse og meddelelser
    5. Eventuelle komitérapporter
    6. Eventuelle meddelelser fra enkeltmedlemmer
    7. Eventuelle saker til behandling
    8. Eventuelle ’3-minutter’ innslag
    9. Kveldens program
  10. Påminning om neste møte
  11. Møtet avsluttes

Artikkel 6 - Kontingent

Kontingenten (årvis) skal være betalt innen tidsfrist anført på tilsendt faktura.  Eventuelle endring av kontingenten fremmes av Styret i samråd med Innkommende president med bakgrunn i tanker om kommende aktiviteter og engasjementer.  Kontingenten fastsettes av klubben etter forslag fra Styret og gjelder til nytt forslag fremmes.

Artikkel 7 - Klubbkomitéer

Samtlige medlemmer som ikke har andre verv i klubben skal lede, eller inngå i en av klubbens faste komitéer.

Råde RK skal ha disse komitéer:

1.     Klubb administrasjon

2.     Medlemskap

3.     Omdømme

4.     Rotary Foundation

5.     Samfunnsprosjekter

I tillegg kan andre komiteer velges etter behov.

Den enkelte komité ledes av en av Presidenten utpekt komitéleder.

Klubbens Youth Exchange Officer (YEO) oppnevnes av Styret, Det samme gjelder for klubbens CICO, Klubbens internett kommunikasjons offiser.

Presidenten kan ved behov etablere underkomiteer og/eller arbeidsgrupper, f.eks. i forbindelse med større oppgaver og for særskilte prosjekter.

Artikkel 8 - Komitéenes oppgaver

Klubbkomitéenes oppgave er å arbeide for å oppnå klubbens kortsiktige og langsiktige målsetninger innenfor de fem tjenesteområdene (klubbtjeneste, yrkesrettet tjeneste, samfunnstjeneste, internasjonal tjeneste og Nye Generasjoner).

Det vises til nærmere instrukser for komiteene om oppgaver, funksjonsmåte, mm.

Artikkel 9 - Økonomi

Klubbens regnskapsår varer fra 1. juli til 30. juni.  Midler skal forvaltes på en god og sikker måte i samråd med styret.  Regnskapet føres i samsvar med fastsatt kontoplan. Budsjett for kommende år utarbeides og vedtas av styret innen utgangen av juli måned og presenteres for klubben medio august måned.

Artikkel 10 - Nye medlemmer

1. Forslag på nye medlemmer fremmes leder for komité for Medlemsutvikling og rekruttering, som i samråd med komitéen besørger høring av forslaget blant klubbens medlemmer, vurdering av forslaget mht klassifikasjon og skriftlig innstilling til Styret.

2. Styret vurderer innstillingen og informerer forslagsstiller om endelig beslutning.
Er utfallet positivt bekjentgjøres kandidaten på første klubbmøte, og forslagsstiller/fadder skal deretter ta kontakt med kandidaten for å underrette om klubbens interesse av å ta opp vedkommende som nytt medlem. Det er viktig at forslagstiller/fadder sørger for at kandidaten blir gitt grundig informasjon om formålet med Rotary International, klubbens rolle i nærmiljøet, så vel som plikter og rettigheter som medlem.

3. Er kandidaten positiv til å bli nærmere kjent med klubben, inviteres vedkommende til å delta på ordinære klubbmøter og arrangementer i en periode.

4. Ønsker kandidaten å bli medlem, tas vedkommende opp som Rotarymedlem ved et ordinært klubbmøte, etter en kort introduksjon av forslagsstiller/fadder. Se forøvrig klubbens til en hver tid gjeldende sermoni for opptak av nye medlemmer.

5. Sekretær melder omgående inn nytt medlem til Rotary International.

Artikkel 11 - Beslutninger

Ingen forslag eller beslutninger som på noen måte binder klubben må tas opp til behandling før saken/forslaget er behandlet av Styret.  Fremkommer det forslag på vanlige klubbmøter om forskjellige spørsmål, skal disse uten diskusjon overleveres Styret for håndtering.

Artikkel 12 - Endringer

Disse vedtekter kan endres på et ordinært klubbmøte, såfremt møtet er beslutningsdyktig og to tredeler av de fremmøtte stemmer for endringsforslaget. Eventuelle endringsforslag skal etter Styrets behandling oversendes skriftlig per e-post til samtlige medlemmer minst 14 dager før avstemming skal finne sted. Skrivelsen skal redegjøre for endringsforslaget og avstemningsdato.

--- oo O oo ---